Cuando llega el momento de planificar la memoria institucional de una organización, el 99.9% de los directivos huyen disimuladamente porque es algo que llega como una “carga” o plus a sus quehaceres diarios. Bajo la supervisión del departamento de comunicación, mercadeo o planificación, tienen que recopilar lo que han ejecutado en un año, normalmente, de manera ordenada con datos y resultados.
Lo más curioso es que la gran mayoría tiene esta información; lo que les cuesta es tener que estructurarla, redactarla y entregarla con una fecha límite. Y todo esto tiene su raíz en que, en muy pocas organizaciones, ponen la memoria institucional en el lugar que le corresponde y pasa a ser un trámite regulatorio necesario, pero pesado. Y nada más lejos de la realidad. Este instrumento es, a nivel de comunicación, uno de los más poderosos si se enfoca y produce de la manera correcta.
Hacer una compilación de lo ejecutado en un período de tiempo específico por una empresa no es simplemente «hacer una memoria». Este documento habla —y mucho— de la estructura, marca y voz que hay detrás.
Una voz unificada
Dentro de la planeación estratégica que realice la compañía, debe estar incluido un apartado que aborde su memoria anual. Tomando en cuenta que debe:
- Recoger los mensajes clave alineados con los objetivos generales de la empresa y los específicos de cada área.
- Plasmar la visión estratégica y los valores corporativos.
- Estar producida y supervisada por gerentes que tengan la experiencia y el conocimiento para que su contenido sea adecuado.
Al momento de revisarla, es básico que analicen que sea consistente con esta planificación y, una vez visto ya todo en conjunto, detecten cualquier riesgo que pudiera tener su contenido una vez que sea de consumo público.
La memoria anual es mucho más que un trámite regulatorio; es la declaración pública más completa de la visión y resultados de una organización.
Un universo de opciones a la hora de elegir el formato de una memoria institucional
Esto nos lleva a una de las preguntas que se debe responder en esta planificación: ¿qué queremos lograr con la memoria dentro de nuestra estrategia global? Lo que trae a colación las siguientes interrogantes: ¿qué queremos decir? ¿A quién se lo queremos decir? Una vez que lleguen las respuestas, ya está armada la base para poder realizar este producto editorial.
Actualmente existen muchas formas de hacer estas memorias. La tecnología y las herramientas digitales permiten hacer desde PDFs interactivos hasta descargas a través de un código QR y versiones pensadas solo para celulares. El formato es importante, pero debe ir alineado con la estrategia editorial previa que se ha establecido para el documento; no se puede querer algo muy tecnológico cuando la información o el contenido no responden a eso ni permiten hacerlo.
Las memorias integradas son hoy por hoy las más recomendadas: aquellas que unifican el resumen anual con el efecto que la sostenibilidad ejerce en el desempeño financiero. Su público primario son los inversionistas y stakeholders y tiene un enfoque técnico y con datos. Es una forma de plasmar esa visión a largo plazo de la empresa y su capacidad de manejar tanto los riesgos como las oportunidades.
Ahora, sin importar el modelo que se elija, estos son puntos en común que se deben siempre recordar:
- Es un escenario en el que todos los departamentos son iguales; se ven obligados a unificarse en una voz común y ahí entra la labor titánica del departamento encargado de producirla.
- Reúne en un solo documento el resumen más importante de cada área.
- Lleva a las diferentes gerencias a buscar un estilo común o forma de transmitir la información que siga un hilo conductor y una estructura específicos.
- Sirve de plataforma para transmitir no solo la imagen, sino la propia voz de la organización hacia los públicos de interés internos y externos.
- Se convierten en la memoria acumulativa que permanece sin estar ligada a una persona, sino a un producto permanente.
Por lo tanto, no dejemos que la memoria institucional anual pase por ser un mero trámite y permitamos que forme parte de la estrategia general con sus objetivos y metas. ¡Recuerden, todo en un solo lugar!
Escrito por Ana Blanco de Editec RD.
Le pudiera interesar: Claves para impulsar la marca personal de forma sutil y efectiva.
